Melhore a gestão da sua agenda médica em 3 passos

Para que tudo funcione bem dentro de uma clínica, todas as áreas precisam funcionar em plena harmonia. Porém, nem sempre essa é uma tarefa tão simples de ser colocada em prática. Dentro desse cenário, fazer a gestão da agenda médica é um dos principais desafios que os espaços de saúde precisam lidar em seu dia a dia. Afinal, ninguém gosta de esperar horas por uma consulta e quando isso acontece o sucesso e a reputação da clínica acabam sendo comprometidos.  

O impacto gerado pelo volume de informações e o gerenciamento de demandas dos profissionais de saúde, tanto pessoais quanto de trabalho, são alguns exemplos de adversidades que muitas vezes acabam afetando a rotina de atendimentos. Para minimizá-las ao máximo, é importante adotar algumas boas práticas para garantir a eficiência dos atendimentos na clínica. Confira a seguir 3 passos que separamos e que mostram como é possível melhorar a gestão da sua agenda médica: 

Passo 1: Conheça a sua rotina de atendimentos

O primeiro passo é realmente conhecer como funciona a sua agenda de atendimentos. Descubra o tempo médio necessário para atender cada paciente e, a partir disso, defina um número máximo de consultas possíveis de serem feitas durante um dia normal de trabalho. 

Nesse processo, se lembre de diferenciar o tempo destinado para cada tipo de atendimento, uma vez que a primeira visita de um paciente, por exemplo, normalmente exige mais tempo dentro do consultório do que uma consulta de retorno. Além disso, é importante considerar outros fatores, como: você atende em outros hospitais? Qual o tempo médio de deslocamento que você gasta todos os dias até a clínica? Quanto tempo precisa para organizar o consultório entre uma consulta e outra? 

Com todas essas informações em mãos, será mais fácil entender e organizar a sua rotina de atendimentos para evitar que os pacientes esperem muito tempo na recepção e  reduzir o stress gerado pela agenda atrasada.  

Passo 2: Adote o agendamento eletrônico de consultas

Flexibilidade é essencial para qualquer clínica lidar com os mais diferentes tipos de situações que acabam surgindo durante um dia de trabalho. Nesse sentido, o papel acaba se tornando uma solução muito engessada por não permitir atualizações rápidas e integradas entre o profissional de saúde e a recepção, por exemplo. 

Por isso, use a tecnologia a seu favor e invista em uma ferramenta online para melhorar a gestão da sua agenda de atendimentos. Existem softwares de gestão voltados exclusivamente para o setor da saúde e que são capazes de manter sob controle os agendamentos de consultas. 

Desse modo, é possível acessar a sua agenda de qualquer dispositivo e de qualquer lugar, uma vez que as informações são compartilhadas em tempo real. Ou seja, se um paciente desmarcar uma consulta poucas horas antes do atendimento e você não estiver na clínica no momento, basta acessar a ferramenta e as informações atualizadas estarão lá.  

Passo 3: Envie lembretes de consulta para os pacientes

Uma das formas mais eficientes de evitar faltas, atrasos e confusão de horários é adotar o uso de envio de lembretes das consultas marcadas. Essa ferramenta é muito útil, pois ajuda a organizar a sua agenda e diminui os casos de ausências e atrasos, algo muito comuns em clínicas.

Um bom software de gestão é capaz de fazer esse trabalho de envio de mensagens de forma automática e personalizada. Isso quer dizer que você consegue programar o dia e a hora que deseja disparar o SMS e personaliza o conteúdo para cada paciente com a data e o horário da consulta que está marcada para ele. Assim, além de aumentar o giro do consultório, é possível também diminuir os custos com ligação telefônica, que é normalmente o meio mais usado para esse tipo tarefa. 

Como vimos, a organização de uma agenda médica começa com o conhecimento da sua rotina de atendimentos, implementação da agenda eletrônica e envio de lembretes de consultas marcadas. Seguindo esses 3 passos simples já será possível fazer uma gestão mais eficiente da sua agenda e evitar que a sua clínica perca credibilidade por grandes atrasos no atendimento dos pacientes. 

O que achou dessas dicas? Você usa outras estratégias para garantir a eficiência da sua agenda? Compartilhe conosco sua opinião nos comentários.